Utvärdera anbud och välj system
Bearbeta offerterna
Offerter från olika leverantörer kan se väldigt olika ut trots att de utgått från samma förfrågningsunderlag. För att kunna jämföra offerterna på ett bra sätt måste du ibland begära in kompletterande uppgifter från leverantörerna men det kan också vara nödvändigt att göra vissa antaganden eller justeringar på egen hand. Det kan vara svårt att göra sådana justeringar utan att förändra offerternas innehåll men å andra sidan kan det bli omöjligt att jämföra olika leverantörer om man inte gör några justeringar.
Ta fram jämförelsekriterier
När offerterna är jämförbara kan du sätta upp ett antal kriterier att jämföra. De bör självklart vara kriterier som utgår ifrån vad systemet ska prestera så att alla viktiga krav är uppfyllda men det bör även vara kriterier som rör leverantörens företag. Är det ekonomiskt stabilt? Finns det kompetent personal? Har de tidigare erfarenheter från branschen? Vad säger deras referenser? Det finns många faktorer att utvärdera och ju fler områden du kan täcka in desto bättre blir helhetsbilden. Det är dock viktigt att det finns möjlighet att göra bedömningar av kriterierna som är relevanta.
Välj system
När du satt upp bedömningskriterierna och betygssatt de olika leverantörerna är det dags att sammanställa informationen. Det är ofta nödvändigt att göra en viktning mellan olika kriterier för att få en rättvisande bild. Vissa kriterier är ju trots allt viktigare än andra. Det är ofta svårt att bedöma om viktningstalet är rätt och om betygssättningen är rätt men om du provar olika viktningstal och olika betyg ser du hur totalresultatet förändras. Det ger en känsla för hur stabilt resultatet är.
Skriv avtal
När utvärderingen här klar är det dags att teckna avtal med leverantören du valt och då används ofta någon form av standardavtal som tagits fram av en branschorganisation. Läs igenom avtalet och tänk på att även standardavtal är förhandlingsbara. Det kan vid större affärer vara lönsamt att låta en jurist titta på avtalet om du känner dig osäker på delar av innehållet. Skulle det bli en tvist kan sådant kosta stora pengar eller ge stora avbräck i verksamheten. Det är bra att teckna ett avtal för då vet både du och leverantören vad som gäller och om det är några tveksamheter kan ni diskutera dessa innan affären är genomförd och utan att det finns någon konflikt som stör relationen.
