Starta förvaltningsorganisationen
Användarsupport
För att användarna ska känna sig trygga med systemet krävs en fungerande organisation för att utbilda personal, svara på frågor och ta hand om synpunkter. Utöver den interna supportorganisationen bör det finnas en etablerad kontakt med leverantören om det kommer svårare frågeställningar eller om funktionaliteten behöver utökas.
Felavhjälpning
När det uppstår fel i systemet måste det finnas möjlighet för användarna att rapportera dem enligt förutbestämda rutiner och det bör finnas en färdig procedur hur felrapporter ska hanteras. I överenskommelsen med leverantören finns ofta ett förvaltnings- eller underhållsavtal som ger rätt till support . I samband med upphandling och driftsättning av ett nytt system bör du ta med förvaltningsfrågan redan i offertförfrågan så att det kommer med i utvärderingen och i de ekonomiska kalkylerna.
Vidareutveckling
Affärssystem behöver förr eller senare förändras när verksamheten förändras. Det kan antingen innebära utveckling av ny funktionalitet eller att befintliga funktioner tas i bruk, funktioner som redan finns i systemet men inte tidigare använts. Detta kan innebära kostnader i form av utvecklingsinsatser eller konsulttjänster för att konfigurera ny funktionalitet. I samband med driftsättning av ett affärssystem bör du ha en plan för hur denna typ av frågor ska hanteras. Det är viktigt att det finns möjlighet att förändra ett system när verksamheten förändras och att åtgärda problem som ni kanske inte upptäcker förrän efter en tids användning.
Utvecklings- och testmiljöer
Vid uppgradering av systemet och driftsättning av nya versioner behöver man kunna testa dessa i en egen driftsmiljö som är skild från det system som används i den dagliga verksamhete. Då finns det möjlighet att testa att alla funktioner fungerar som de ska innan en ny programversion driftsätts. Det är också bra att ha en testmiljö vid utbildningar och när nya funktioner i ett standardsystem ska tas i bruk.
