« Tillbaka

Planera projektet

Granska leverantörens projektplan

När leverantören är vald är det dags att planera projektets genomförande. Många gånger tas en preliminär projektplan fram redan i offertstadiet men den ska fyllas på med detaljer. Beroende på vilket system som ska installeras kan sådana projektplaner se helt olika ut och leverantören har ofta någon projektmodell som denne utgår i från. När du fått förslaget till projektplan är det viktigt att gå igenom den och kontrollera att det finns tid för era interna aktiviteter. Det bör också finnas tydliga avstämningspunkter och en plan för när statusmöten ska hållas och hur kommunikationen med med den övriga organisationen ska se ut.

Bemanna projektet med nödvändiga resurser

Varje projekt av någorlunda storlek bör ha en styrgrupp som består av den som äger projektet och han mandat att ta beslut om projektets kostnader. Dessutom bör det finnas en projektledare som är ansvarig för att projektet drivs framåt och följs upp. Det finns normalt en projektgrupp som arbetar operativt i projektet samt ibland referensgrupper som är ett bollplank i vissa specifika frågor. De som är delaktiga i projektet, och främst då projektgruppen, ingår ofta i den ordinarie organisationen i företaget. Därför är det viktigt att det frigörs tid från den ordinarie verksamheten till projektaktiviteterna.

Gör en plan för uppföljning

När implementationsprojektet sedan drar igång är det projektledarens uppgift att ansvara för att tider och kostnadsramar hålls. Det krävs målmedveten kontroll för att hålla budgeten. Därför är det bra att redan i planeringsfasen tänka igenom hur uppföljningen ska ske och vilka parametrar som ska följas upp. Ska den interna tiden för projektmedlemmarna följas upp måste det gå att hantera detta i företagets tidsredovisning.