Genomförandeprocess
Omfattningen av ett installationsprojekt varierar beroende på verksamheten, företagets storlek och många andra faktorer men i stort sett måste nedanstående aktiviteter finnas med i någon form.
Definiera behoven
Eftersom ett systembyte innebär en stor investering, gäller det att vara klar över syftet med att byta affärssystem. Om det finns möjlighet att behålla det nuvarande systemet men konfigurera om eller komplettera med integrationer mot andra system kan du spara mycket pengar. Är ett systembyte oundvikligt är det viktigt att fokusera på företagets kritiska processer och låta dessa styra valet av system.
Hitta möjliga leverantörer
Många möjliga leverantörer hittar du via internet, men framför allt via kollegor i branschen och branschorganisationer. Det är viktigt att träffa leverantörer och systematiskt utvärdera systemen mot era kritiska processer. Försök även att ta reda på vad leverantörerna har för erfarenhet av branschen, deras ekonomisk stabilitet och konsulternas kompetens.
Utvärdera anbud och välj system
Det gäller sedan att bedöma leverantörerna och deras system. Ett bra sätt är att använda utvärderingskriterier som du betygssätter och viktar, för att sedan kunna rangordna, både systemen och leverantörerna. Utvärderingen pågår ända till dess att ett avtal är undertecknat. Det kan komma fram saker under avtalsförhandlingarna som gör att du måste gå tillbaka och omvärdera något annat alternativ.
Ta fram projektplan och budget
När du valt system och leverantör är det dags att planera implementering och driftsättning. Leverantören har normalt ett förslag till projektplan och då gäller det att se till att det finns tid även för era interna aktiviteter. Sätt av resurser för att delta i projektet och se även till att det finns en plan för uppföljning så att projektet inte spårar ur i tid eller kostnad.
Installera och driftsätt affärssystemet
Under själva implementeringsarbetet måste ni ha resurser i form av personal tillgängliga för de aktiviteter som krävs. Kontroll av att data som förs över från ett gammalt system måste göras omsorgsfullt. Likaså måste testning göras noggrant så att ni inte upptäcker fel när systemet väl går i drift. I samband med testning bör även utbildning av personal påbörjas så att användarna är väl förberedda när systemet tas i drift.
Starta förvaltningsorganisationen
Efter driftsättningen måste det finnas stöd för användarna så att de har någon att vända sig till vid frågor eller om de upptäcker fel. En förvaltningsorganisation som består av personer som är kunniga i systemet och har förmåga att utbilda andra är nödvändig för att stötta verksamheten. Det måste också finnas en etablerad kontakt med leverantören för att lämna felrapporter men även för att kunna få hjälp med anpassning och vidareutveckling av systemet när det blir aktuellt.
