Genomförandeprocess
Omfattningen av ett installationsprojekt varierar beroende på verksamheten, företagets storlek och många andra faktorer men i stort sett måste nedanstående aktiviteter finnas med i någon form.
Definiera behoven
Eftersom ett systembyte innebär en så stor investering gäller det att vara klar över syftet med att byta affärssystem. Om det finns möjlighet att behålla det nuvarande systemet men konfigurera om eller komplettera med integrationer mot andra system kan du spara mycket pengar. Är ett systembyte oundvikligt är det viktigt att fokusera på företagets kritiska processer och låta dessa styra valet av system.
Hitta möjliga leverantörer
Många möjliga leverantörer hittar du via internet, men framför allt via kolleger i branschen och branschorganisationer. Det är viktigt att träffa leverantörer och systematiskt utvärdera systemen mot era kritiska processer och vad leverantörerna har för erfarenhet av branschen, ekonomisk stabilitet och leverantörens samlade kompetens.
Utvärdera anbud och välj system
Det gäller sedan att bedöma leverantörerna och deras system. Använd ett antal kriterier som du betygssätter och viktar för att kunna rangordna systemen och leverantörerna.
Ta fram projektplan och budget
När du valt system och leverantör är det dags att planera implementering och driftsättning. Leverantören har normalt ett förslag till projektplan och då gäller det att se till att det finns tid även för era interna aktiviteter. Sätt av resurser för att delta i projektet och se även till att det finns en plan för uppföljning så att projektet inte spårar ur i tid eller kostnad.
Installera och driftsätt affärssystemet
Under själva implementeringsarbetet måste ni ha resurser i form av personal tillgängliga för de aktiviteter som krävs. Kontroll av att data som förs över från ett gammalt system måste göras omsorgsfullt. Likaså måste testning göras noggrant så att ni inte upptäcker fel när systemet väl går i drift. I samband med test bör även utbildning av personal ske så att alla användare är väl förberedda när systemet tas i drift.
Starta förvaltningsorganisationen
Efter driftsättningen bör det finnas stöd för användarna så att de har någon att vända sig till vid frågor eller om de upptäcker fel. En förvaltningsorganisation bör innehålla personer som är kunniga i systemet och har förmåga att utbilda andra. Det bör också finnas en etablerad kontakt med leverantören för att lämna felrapporter men även för att kunna få hjälp med anpassning och vidareutveckling av systemet när det blir aktuellt.
