« Tillbaka

Definiera behoven

Syftet

Först måste du vara klar över varför ni ska byta affärssystem. Om det inte är nödvändigt kan ni spara stora pengar genom att komplettera med tilläggsmoduler, integrera med andra system, se över interna processer eller andra aktiviteter som gör det möjligt att arbeta vidare i det befintliga systemet. Om det ändå är nödvändigt med ett byte är det viktigt att formulera syftet med systembytet och vilka vinster som förväntas så att det är helt klart för hela organisationen.

Processer

Ett affärssystem måste på ett effektivt sätt stödja de processer som finns i företaget. Fokus ska läggas på de affärskritiska processerna. I en tekniktung verksamhet kan det vara offertprocessen som är viktigast medan det i ett handelsförtag kan vara leverans- och logistikprocesser. Det är nödvändigt att dokumentera dessa processer för att använda som underlag vid utvärdering av system och leverantörer.

Kravinsamling

Förutom processbeskrivningarna kan det finnas andra krav som ska tillgodoses för att ett IT-system ska fungera på ett bra sätt i företaget. De kraven måste också samlas in och dokumenteras för att kunna välja leverantör på ett bra sätt. Se till att inte lägga för stor vikt vid detaljkrav utan utgå i så stor utsträckning som möjligt från processerna och övergripande funktionskrav. För icke-kritiska processer är det ofta bättre att anpassa processerna till affärssystemet. En leverantör som har samlat goda erfarenhet från många kunder har byggt in sådan kunskap i systemet.

Offertförfrågan

För att kunna lämna en offert måste leverantören normalt ha gjort någon form av förstudie som man ofta tar betalt för. Det brukar dock vara möjligt att få en budgetoffert som baserar sig på en välskriven offertförfrågan och några möten med leverantören. Det är därför viktigt att ge en så rättvisande bild som möjligt i den offertförfrågan som skickas ut. Av affärsmässiga skäl kan det ibland vara svårt att lämna allt för detaljerad information men när du gjort det första urvalet av vilka leverantörer det kan vara intressant att gå vidare med kan diskussionerna bli mer detaljerade. I offertförfrågan bör det framgå vilka processer i företaget som systemet ska stödja och hur stora volymer det kan röra sig om i antal användare, transaktionsmängd, mm.